1. Quelles données à caractère personnel sont collectées et traitées par bpost banque ?

La présente déclaration de confidentialité porte sur le traitement par bpost banque des données à caractère personnel des candidats à une fonction au sein de la banque, ainsi que celles de leur famille, comme les :

- données d’identification et de contact telles que le nom, le sexe, la nationalité, la photo, l’adresse, la date et le lieu de naissance, le numéro de registre national, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail ;
- données bancaires telles que les numéros de compte, les numéros de carte, les données relatives aux opérations sur les comptes (par exemple le nom et l’adresse des parties concernées et les communications des virements) ;
- données financières telles que le salaire, les impôts, les crédits ;
- données sociodémographiques telles que la langue, l’état civil, la composition du ménage, les relations avec des tiers (par exemple des mandataires) ;
- données socioéconomiques telles que la formation, la profession, l’employeur, le statut, la pension ;
- données fiscales telles que le statut fiscal ;
- données d’identification électronique, de contact et de protection telles que les données de connexion, les mots de passe, les caractéristiques - des moyens d’identification (digipass, carte, etc.), les cookies, l’adresse IP de votre ordinateur ou de votre smartphone ;
- données audiovisuelles telles que les enregistrements des caméras de surveillance au sein du bâtiment de bpost banque ;
- données publiques telles que les publications au Moniteur belge (nominations) et à la Banque-Carrefour des entreprises ;
- données relatives à l’accès aux locaux (par le biais du badge) ;
- données relatives aux adresses email utilisée(s) par le candidat.

Exemples de données à caractère personnel pouvant faire l’objet d’un traitement par la banque

- Emploi actuel : employeur, titre et description de la fonction, grade, date de recrutement, lieu de travail, spécialisation ou type d’entreprise, modalités et conditions de travail, fonctions antérieures et expérience.
- Recrutement : date de recrutement, méthode de recrutement, source du recrutement, références, détails concernant la période d’essai.
- Fin de l’emploi : date du départ, raison du départ, préavis donné, conditions de fin de l’emploi.
- Carrière : emplois et employeurs précédents, périodes sans emploi, service militaire.
- Présence et discipline : relevé des présences, motifs des absences, mesures disciplinaires.
- Médecine du travail : pourcentage d’invalidité à la suite d’un accident de travail, certificat pour l’administration des premiers soins.
- Rémunération : paiements et retenues, salaire, commissions, bonus, dépenses, allocations, avantages, taxes retenues, prélèvements pour la pension, méthodes de paiement, données relatives aux augmentations salariales.
- Actifs mis à la disposition du candidat : voiture, outils, pièces de rechange, ouvrages de référence, autres objets détenus par le candidat.
- Organisation du travail : responsabilités actuelles, projets, horaire, heures prestées.
- Évaluation : évaluation des prestations.
- Formation à la fonction : détails des besoins de formation propres à la fonction et de la formation reçue, qualifications obtenues et compétences acquises.

Les données qui révèlent l’origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale (sauf pour ce qui concerne le respect des législations relatives à la représentation sociale, au conseil d’entreprise et aux élections sociales), les données génétiques, biométriques et les données relatives à la santé et à la vie sexuelle ne sont pas collectées ni traitées par bpost banque.

Si vous nous communiquez des données personnelles relatives à votre famille ou à d’autres personnes concernées, la banque vous demande de les en informer et de les tenir au courant du contenu de cette déclaration de protection des données à caractère personnel.

2. Quand bpost banque collecte-t-elle vos données à caractère personnel?

Vos données à caractère personnel sont collectées lorsque vous vous portez candidat pour une fonction au sein de la banque (que ce soit par l’intermédiaire d’un bureau de sélection et de recrutement ou non) ou lorsque vous signez un contrat de travail chez bpost banque.

Si vous refusez de fournir certaines données à caractère personnel à la banque, il peut en résulter, selon le cas, que celle-ci se trouve dans l’impossibilité ou refuse de traiter une candidature, de s’engager dans une relation contractuelle, de poursuivre une telle relation ou d’exécuter l’opération que vous auriez demandée.

Dans des cas exceptionnels, certaines données peuvent être fournies par des tiers (par exemple, le SPF Finance communiquant des informations pour effectuer une saisie sur salaire).

3. Pourquoi bpost banque traite-t-elle et collecte-t-elle vos données à caractère personnel ?

bpost banque collecte et traite vos données à caractère personnel sur la base des justifications suivantes :

Traitement sur la base d’obligations légales ou réglementaires, comme:

- la loi sur les contrats de travail, la réglementation en matière de sécurité sociale, les conventions collectives nationales de travail ou les conventions collectives de travail de la commission paritaire 310, la loi sur les accidents du travail, la loi bien-être, etc. ;

- la réponse à vos demandes d’exercer les droits dont vous jouissez dans le cadre des normes en matière de protection de la vie privée et la réponse à des questions de l’Autorité de protection des données (Règlement général sur la protection des données 2016/679).

En particulier, la législation (anti-blanchiment, anti-terrorisme, etc.) impose dans certaines conditions de procéder à une évaluation de votre honorabilité. Pour cette raison uniquement, bpost banque peut être amenée à procéder à la consultation et au traitement de toute information accessible au public vous concernant, ainsi que de vos données personnelles, tant privées que professionnelles, ayant trait à la relation qu'en toute qualité quelconque, vous auriez nouée avec bpost banque (client, mandataire, garant ou bénéficiaire effectif d'un client, fournisseur, prestataire de services etc.). Le département RH concerné peut également contacter votre(vos) employeur(s) précédent(s) à des fins de contrôles. Ces traitements seront limités à ce qui est strictement nécessaire afin de pouvoir répondre à ces obligations légales.

Dans l’hypothèse où vous décidez de ne pas vous soumettre à cette vérification, bpost banque se verra dans l’obligation d’interrompre le processus de recrutement ou sera contrainte d’arrêter la relation de travail si l’integrity screening (en particulier concernant les aspects législation anti-blanchiment, activités professionnelles actuelles et antérieures, extrait de casier judiciaire) se révélait négatif.

En cas d’engagement, vous vous engagez à transmettre le plus rapidement possible au département RH concerné un extrait de casier judiciaire.

Traitement nécessaire à la conclusion et à l’exécution d’un contrat avec la banque

Lorsque vous concluez un contrat de travail avec bpost banque, celle-ci doit impérativement traiter des données à caractère personnel afin de pouvoir conclure et exécuter ledit contrat. Exemples de traitements nécessaires à la conclusion et à l’exécution d’un contrat avec la banque :

- Administration du personnel (recrutement, sélection)
- Administration des salaires
- Gestion du personnel (évaluation et suivi du personnel, ainsi que la planification des formations et de la carrière)
- Planification du travail (planification et suivi des tâches, de la charge de travail et des prestations)

Afin d’exécuter correctement les contrats que vous passez avec bpost banque, la banque peut recevoir certaines données à caractère personnel d’un secrétariat social ou d’autres partenaires spécialisés comme des assureurs ou des fournisseurs d’avantages extralégaux pour le personnel (chèques-repas, Internet, etc.) ou les fournir à ceux-ci.

Traitement dans le cadre d’un intérêt légitime de bpost banque

Outre les justifications mentionnées ci-dessus, bpost banque dispose de plusieurs intérêts professionnels qui justifient le traitement de vos données à caractère personnel, comme:

- le contrôle de la correspondance entre votre profil et des postes vacants au sein de bpost banque ;
- le contrôle sur le lieu de travail (contrôle de l’activité professionnelle sur le lieu de travail par des caméras ou des systèmes informatiques) ;
- l’optimisation du processus de communication interne dans le cadre duquel votre photo peut être utilisée ;
- la gestion de plaintes, de différends et de risques juridiques ainsi que l’exercice, la défense et la sauvegarde des droits de bpost banque ;
- la réalisation d’audits internes et externes ;
- la fourniture de preuve (de contrats, d’opérations, etc.) ;
- la gestion informatique, la continuité de l’entreprise et le maintien de la sécurité des personnes ou des biens ;
- le contrôle de la sécurité physique des accès aux locaux ;
- l’organisation et l’exécution du contrôle médical ainsi que les obligations légales en matière de réintégration des malades de longue durée.

Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque ce traitement est requis pour défendre un intérêt légitime de bpost banque pour des raisons qui sont propres à votre situation spécifique. Dans ce cas, bpost banque cessera le traitement des données à caractère personnel correspondantes, à moins qu’elle ne puisse invoquer des raisons impérieuses qui justifient ce traitement, qui l’emportent sur votre intérêt, ou qui sont liées à l’introduction, l’exercice ou la justification d’une action en justice. Vous pouvez adresser votre requête à bpost banque, comme décrit au point 8 de la présente déclaration. Veuillez joindre une copie de votre carte d’identité et indiquer clairement le traitement auquel vous vous opposez.

Votre consentement

bpost banque demande votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre d’une réserve de candidats (cf point 10.).

Vous pouvez, à tout moment et sans indication de motif, retirer votre consentement, soit via le moyen décrit au point 10, soit en adressant votre requête à bpost banque, comme décrit au point 8 de la présente déclaration. Dans ce dernier cas, veuillez joindre une copie recto de votre carte d’identité et indiquer clairement le traitement pour lequel vous retirez votre consentement.

4. Combien de temps bpost banque conserve-t-elle vos données à caractère personnel ?

Les candidats verront leurs données gardées (données d’identification, CV et lettre de motivation, …) le temps du processus de recrutement ou, pour les candidats ayant été refusés dans le processus de recrutement, 1 an après le refus, si le candidat a donné son consentement à entrer dans une réserve de candidats en cas de besoin et ainsi pouvoir reprende une procédure d'embauche "simplifiée" (la portée de ce consentement est reprise au point 10, ci-dessous).

Si vous êtes embauché, bpost banque ne conservera pas vos données à caractère personnel au-delà du temps nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel les informations ont été collectées. Généralement, il s’agira du délai de prescription de 10 ans après la fin du contrat, mais des dérogations sont toujours possibles. Ces délais de conservation divergents, qui peuvent être inférieurs ou supérieurs, sont déterminés à l’aide des critères suivants :

- le devoir de conservation qui découle de dispositions légales ou réglementaires ;
- d’autres délais de prescription ;
- la nature du contrat que vous avez conclu avec bpost banque ;
- votre statut (travailleur, candidat, etc.) ;
- l’existence d’une procédure judiciaire.

5. Avec qui bpost banque partage-t-elle vos données à caractère personnel?

Vos données à caractère personnel ne sont pas transmises à des tiers, sauf dans les cas suivants :

- une fois votre consentement préalable obtenu ;
- à votre demande, aux destinataires que vous indiquez ;
- conformément à une obligation légale ou réglementaire à des tiers, comme :
la procédure d’adéquation pour les nominations à des fonctions réglementées (« fit and proper »), la déclaration dimona à la sécurité sociale, le service externe pour la prévention et la protection au travail, etc. ;
- en cas d’intérêt professionnel légitime de la banque, comme :
des formations professionnelles (certifiées), une procédure judiciaire, la lutte contre la fraude, etc.

Lorsque des données à caractère personnel sont transmises à des sous-traitants, bpost banque veille à ce que ceux-ci offrent, conformément aux exigences légales, des garanties efficaces quant au traitement confidentiel et sécurisé de ces données et à la prise de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées en vue d’assurer la protection de vos droits. En outre, bpost banque fournit uniquement ces données à des tiers qui en ont besoin pour exécuter leurs missions.

bpost banque peut transmettre des informations à des sous-traitants qui sont établis en dehors de l’Espace économique européen (EEE), comme l’Inde ou les États-Unis. Dans ce cas, la banque s’assure qu’une garantie de protection appropriée est offerte. Celle-ci garantit la confidentialité et l’intégrité des informations traitées et la protection de vos droits. Vous pouvez demander une copie de cette garantie appropriée à tout moment. Vous pouvez adresser votre requête à bpost banque, comme décrit au point 8 de la présente déclaration.

Lorsque bpost banque a transmis vos données personnelles à des tiers, elle les notifiera de vos requêtes d’amélioration, d’effacement ou de restriction si elle en est légalement tenue.

bpost banque ne vendra ou ne louera en aucun cas vos données personnelles à des tiers.

6. Quels sont vos droits?

Droit d’accès et de rectification des données à caractère personnel

Vous pouvez consulter vos données à caractère personnel. À votre requête, bpost banque vous remettra à titre gratuit une copie des données à caractère personnel vous concernant dont elle dispose. Si vous demandez des copies supplémentaires, bpost banque est autorisée à vous demander une indemnité raisonnable à titre de frais administratifs.

Il est capital que les données traitées par bpost banque soient exactes et à jour. Vous pouvez toujours adresser une demande d’amélioration, accompagnée d’une copie de votre carte d’identité, à bpost banque si vous estimez que certaines données sont inexactes.

Droit d’effacement et de restriction

Sous certaines conditions légales, vous pouvez demander à bpost banque l’effacement des données à caractère personnel ou la limitation (temporaire) du traitement des données à caractère personnel.

Droit de transmission de vos informations à caractère personnel

Vous pouvez recevoir les données à caractère personnel que vous avez fournies à bpost banque et, dans certains cas, lui demander de les transmettre à un tiers que vous aurez désigné.

Le droit de transmission de vos données à caractère personnel concerne uniquement les données à caractère personnel que vous avez fournies à bpost banque en vue de traitements pour lesquels vous avez donné votre autorisation, ou en vue de l’exécution d’un contrat que vous avez conclu avec la banque.

Ce droit de transmission s’applique en outre uniquement pour autant que son exercice ne porte pas atteinte aux droits ou aux libertés de tiers. Une demande de transmission de vos données doit être adressée à la banque, comme décrit au point 8 de la présente déclaration.

Droit d’opposition

Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons spécifiques liées à votre situation, lorsque celui-ci est requis pour défendre un intérêt légitime de bpost banque. Votre opposition sera prise en compte pour autant qu’il n’existe aucune raison impérieuse de ne pas le faire.

Dans ce cas, bpost banque cessera le traitement des données à caractère personnel correspondantes, à moins qu’elle ne puisse invoquer des raisons impérieuses qui justifient ce traitement, qui l’emportent sur votre intérêt, ou qui sont liées à l’introduction, l’exercice ou la justification d’une action en justice.

Droit de retirer votre consentement à tout moment

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez à tout moment le retirer.

Droit d’introduire une plainte

Si vous estimez que bpost banque ne traite pas vos données à caractère personnel de manière appropriée, vous pouvez toujours contacter ou déposer une réclamation auprès du responsable de la protection des données de bpost banque, comme stipulé au point 8 de cette déclaration. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de Protection des Données.

Lorsque vous souhaitez vous prévaloir de l’un de ces droits, vous pouvez toujours contacter bpost banque comme décrit au point 8 de la présente déclaration.

7. Comment bpost banque protège-t-elle vos données à caractère personnel?

La sécurité de vos données est une priorité pour bpost banque qui a défini une politique de sécurité reposant sur 3 principes.

L’accès à vos données est limité.

Au sein de bpost banque, l’accès à vos données à caractère personnel est limité aux employés qui en ont besoin afin d’exécuter leur mission. Il s’agit notamment des personnes travaillant pour les ressources humaines, dans le cadre de la gestion administrative et dans le suivi de la relation entre la banque et ses employés et des personnes responsables de la sécurité et de la gestion du bâtiment, des ressources matérielles ou de l’infrastructure informatique.

Les tâches effectuées sont définies en fonction de la relation contractuelle entre la banque est ses employés, en vertu des politiques et procédures applicables qui ont été communiquées aux employés et qui permettent à la banque d’atteindre ses objectifs en matière de saine gestion et de prévention de la fraude ; ou qui sont imposées en vertu du cadre juridique et réglementaire.

Les personnes qui ont accès à vos données sont en outre liées à des exigences strictes en matière de confidentialité et de discrétion pour garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Normes techniques et organisationnelles

bpost banque a adopté des normes techniques et organisationnelles établies pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel. L’objectif de ces mesures est de sécuriser vos données, afin que des personnes non autorisées ne puissent y accéder, mais également d’assurer l’intégrité de vos données en évitant qu’elles ne soient altérées ou détruites de manière non intentionnelle.

bpost banque effectue un contrôle de l’adéquation de son infrastructure aux exigences en matière de protection des données. Tant les locaux, les serveurs, le réseau, les transferts et les données sont contrôlés sur base de règles établies.

Les traitements de données effectués par la banque sont catégorisés en fonction de leur criticité en matière de sécurité de l’information et le risque qu’ils représentent pour les droits et libertés des personnes concernées. Cela inclut les caractéristiques comme le volume et la sensibilité des données traitées. Le niveau des mesures organisationnelles et techniques exigées pour chaque traitement est proportionnel aux risques identifiés.

bpost banque applique le standard ISO/IEC27000 sur la sécurité de l’information.

Mesures spécifiques en cas de transfert de données

bpost banque peut être amenée à transférer vos données, que ce soit dans le cadre d’un accord de sous-traitance ou pour satisfaire à des exigences légales ou réglementaires.

Lorsque bpost banque fait appel à un sous-traitant, la banque s’assure que les mesures contractuelles, organisationnelles et techniques sont en place, afin de garantir la sécurité adéquate de vos données à caractère personnel et que celles-ci ne sont utilisées que dans le cadre de la mission qui a été confiée par la banque. Ces mesures sont définies suite à une évaluation du risque propre à chaque activité sous-traitée. De plus, seules les données strictement nécessaires à l’exécution de la mission du sous-traitant sont transférées.

Dans certains cas, bpost banque doit transférer vos données dans le cadre de ses obligations légales et réglementaires. Agissant conformément à la législation applicable, la banque agit selon les normes, notamment techniques, définis par les autorités compétentes.

8. Vous souhaitez contacter bpost banque et son délégué à la protection des données ou soumettre une plainte?

Vous pouvez nous soumettre vos suggestions, vos questions, vos demandes ou vos plaintes concernant le traitement de vos données à caractère personnel:

- par e-mail : DPO@bpostbanque.be 
- par courrier :
bpost banque SA
DPO
Rue du Marquis 1, boîte 2
1000 Bruxelles
bpost banque a désigné un délégué à la protection des données qui veille à ce que vos données à caractère personnel soient traitées de manière légale, transparente et honnête. Pour toutes questions concernant la nature et le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de bpost banque :

bpost banque SA
Rue du Marquis 1, boîte 2
1000 Bruxelles
DPO@bpostbanque.be 

Si la solution proposée par bpost banque ne vous satisfait pas, vous pouvez contacter la Commission de la protection de la vie privée, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tél. 02/274.48.00, e-mail : commission@privacycommission.be 

9. Modifications

bpost banque peut adapter la présente déclaration de confidentialité. Vous trouverez toujours la version la plus récente sur notre site Internet. bpost banque vous informera de toutes modifications majeures.

Version 2 valable à partir du 06/09/2021

10. Si vous donnez/avez donné votre consentement à un traitement supplémentaire de vos données à caractère personnel

L’objectif de ce traitement est de permettre aux candidats ayant été refusés dans le processus de recrutement d’entrer dans une réserve de candidats en cas de besoin et ainsi pouvoir reprendre une procédure d’embauche « simplifiée ».

Votre consentement porte sur l’acceptation des étapes suivantes du traitement :

1. L’analyse de l’adéquation entre votre profil et les futures fonctions disponibles dans la banque ;

2. En cas d’analyse positive, le transfert des données à caractère personnel collectées dans le processus de recrutement initial vers une réserve de candidats ;

3. Lors du traitement d’une de ces fonctions, la prise de contact avec vous pour vérifier votre intérêt pour cette fonction ;

4. Si vous marquez votre intérêt, la reprise de vos données à caractère personnel, mises à jour si besoin, dans le processus de recrutement pour les fonctions concernées ;

5. Les traitements de données à caractère personnel décrits à partir du point 1, ci-dessus, dans le cadre du processus normal de recrutement.

Les données à caractère personnel reçues sont conservées 1 an.

Vos données à caractère personnel seront traitées par bpost banque SA, Rue du Marquis 1 bte 2, 1000 Bruxelles qui est responsable de leur traitement.

Retrait du consentement

Vous pouvez, à tout moment et sans indication de motif, retirer votre consentement pour ce traitement directement dans la plate-forme de recrutement via le bouton curseur prévu à cet effet.