Uw privacy is belangrijk voor bpost bank. bpost bank gaat dan ook uiterst zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en wil u graag uitleggen welke persoonsgegevens bpost bank verzamelt, waarom bpost bank die gegevens verzamelt, hoe die gegevens gebruikt worden en over welke rechten u beschikt. bpost bank wil nu alvast benadrukken dat u over een recht van bezwaar beschikt tegen bepaalde verwerkingen. Meer informatie vindt u hierover terug in deze verklaring. bpost bank raadt u dan ook aan deze verklaring aandachtig te lezen.
1. Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt bpost bank?
Deze privacyverklaring heeft betrekking op de persoonsgegevens die bpost bank verwerkt van de sollicitanten voor een functie binnen de bank, alsook hun gezinsleden zoals:
- Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, geslacht, nationaliteit, foto, adres, geboortedatum- en plaats, rijksregisternummer, telefoonnummer, e-mailadres;
- Bancaire gegevens, zoals rekeningnummers, kaartnummers, gegevens met betrekking tot verrichtingen op rekeningen (bijvoorbeeld naam en adres van betrokken partijen en mededelingen bij overschrijvingen);
- Financiële gegevens, zoals salaris, lasten, kredieten, ;
- Socio-demografische gegevens, zoals taal, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, relaties met andere personen (bijvoorbeeld volmachthouders);
- Socio-economische gegevens, zoals opleiding, beroep, werkgever, arbeidsstatuut, pensioen;
- Fiscale gegevens, zoals fiscaal statuut;
- Elektronische identificatie-, contact- en beveiligingsgegevens, zoals inloggegevens, wachtwoorden, kenmerken van de identificatiemiddelen (digipass, kaart, …), cookies, IP-adres van uw computer of smartphone;
- Audiovisuele gegevens, zoals opnames van bewakingscamera’s in het gebouw van bpost bank;
- Publieke gegevens, zoals publicaties in het Belgisch Staatsblad over benoemingen en de Kruispuntbank;
- Gegevens met betrekking tot de toegang tot de lokalen van de Bank (via de badge);
- Gegevens met betrekking tot e-mailadressen gebruikt door de sollicitante;
Voorbeelden van persoonsgegevens die door HR verwerkt kunnen worden
- Huidige betrekking: werkgever, titel en beschrijving van de functie, graad, datum van aanwerving, werkplaats, specialisatie of type onderneming, arbeidsmodaliteiten en –voorwaarden, vroegere functies en ervaring.
- Aanwerving: datum van aanwerving, methode van aanwerving, bron van de aanwerving, referenties, bijzonderheden betreffende de proefperiode.
- Beëindiging van de betrekking: datum van vertrek, reden van het vertrek, gegeven opzegtermijn, beëindigingsvoorwaarden.
- Loopbaan, vorige betrekkingen en werkgevers, periodes zonder betrekking, dienstplicht.
- Aanwezigheid en discipline: overzicht van de aanwezigheid, redenen van de afwezigheden, disciplinaire maatregelen.
- Bedrijfsgeneeskunde: % invaliditeit ten gevolge van een arbeidsongeval, getuigschrift voor het toedienen van eerste hulp.
- Loon: betalingen en afhoudingen, salaris, commissielonen, boni, uitgaven, toelagen, voordelen, ingehouden belastingen, pensioenafhoudingen, betaalwijzen, gegevens ivm salarisverhogingen.
- Activa die de sollicitante ter beschikking worden gesteld: wagen, werktuigen, wisselstukken, naslagwerken, andere voorwerpen die de sollicitante in bezit heeft.
- Organisatie van het werk: huidige verantwoordelijkheden, projecten, uurregeling, gepresteerde uren.
- Evaluatie: evaluatie van de prestaties.
- Vorming tot de functie: bijzonderheden betreffende de vorming die de functie vereist en de gekregen vorming, en de bekomen kwalificaties en bevoegdheden.
Gegevens die betrekking hebben op etnische afkomst, politieke, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond (behalve wat betreft de naleving van de wetgeving inzake sociale vertegenwoordiging, ondernemingsraad en sociale verkiezingen), seksuele geaardheid of genetische of biometrische of gezondheidsgegevens worden niet verzameld en verwerkt door bpost bank.
Als u ons persoonsgegevens meedeelt over uw gezinsleden of andere betrokkenen, dan verzoekt de bank u hen daarover te informeren en op de hoogte te stellen van (de inhoud van) deze Privacyverklaring.
2. Wanneer verzamelt bpost bank uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden verzameld wanneer u zich kandidaat stelt voor een functie bij bpost bank (al dan niet via een selectie- en rekruteringsbureau) of u een arbeidsovereenkomst bij bost bank ondertekent.
Indien u weigert om bepaalde persoonsgegevens aan de bank te verstrekken, zou dit, naargelang het geval, kunnen leiden tot de onmogelijkheid of de weigering tot het verwerken van een sollicitatie, het aangaan van een contractuele relatie, het verderzetten van een dergelijke relatie of het uitvoeren van een handeling waarom u verzocht heeft.
In uitzonderlijke gevallen kunnen sommige gegevens door derden worden verstrekt (bv. FOD Financiën die informatie verstrekt voor het leggen van een loonbeslag).
3. Waarom verzamelt en verwerkt bpost bank uw persoonsgegevens?
bpost bank verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtvaardigingsgronden:
Verwerking op basis van wettelijke of reglementaire verplichtingen, zoals de wet op de Arbeidsovereenkomsten, de reglementering inzake sociale zekerheid, de Nationale Collectieve Arbeidsovereenkomsten of de Collectieve Arbeidsovereenkomsten van het Paritair Comité 310, de arbeidsongevallenwet, de welzijnswet, etc alsook het beantwoorden van uw verzoeken tot uitoefening van de rechten die u geniet op basis van de privacyregelgeving en het beantwoorden van vragen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679).
In het bijzonder, de wetgeving (inzake witwassen van geld, financiering van terrorisme, etc.) verplicht in sommige gevallen bpost bank om uw betrouwbaarheid te controleren. Uitsluitend hiervoor kan bpost bank alle publiek toegankelijke informatie raadplegen en verwerken over je persoon, alsook met de kennisneming en verwerking van al je persoonsgegevens in verband met zowel je privé als professionele leven die betrekking hebben op elke mogelijke relatie die u met bpost bank onderhoudt (klant, gevolmachtigde, garant of effectieve begunstigde van een klant, leverancier, dienstverlener, medewerker, enz.). De betrokken HR afdeling kan ook contact opnemen met je vorige werkgever(s) in het kader van deze controles. De verwerking van deze gegevens zal beperkt zijn tot het strikt noodzakelijke om aan de wettelijke verplichtingen te beantwoorden.
Mocht u beslissen om u niet aan deze controle te onderwerpen, dan zal bpost bank genoodzaakt zijn om het aanwervingsproces te onderbreken of de samenwerking stop te zetten wanneer de integriteitsscreening (in het bijzonder wat betreft de aspecten antiwitwaswetgeving, huidige en vorige beroepsactiviteiten, uittreksel uit het strafregister) negatief blijkt.
In geval van aanwerving, verbindt u zich ertoe om de betrokken HR afdeling zo spoedig mogelijk een uittreksel uit het strafregister te bezorgen.
Verwerking noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van een overeenkomst met de bank
Wanneer u een arbeidsovereenkomst sluit met bpost bank, is het noodzakelijk dat bpost bank persoonsgegevens verwerkt om deze overeenkomst te kunnen sluiten en uitvoeren. Voorbeelden van verwerkingen noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van een overeenkomst zijn:
1.Administratie van het personeel (aanwerving, selectie);
2.Loonadministratie;
3.Beheer van het personeel (evaluatie en opvolging van het personeel, alsook planning van opleidingen en loopbaan);
4.Werkplanning (planning en opvolging van de taken, de werkbelasting en de prestaties).
Om overeenkomsten die u sluit met bpost bank correct uit te voeren, kan bpost bank bepaalde persoonsgegevens ontvangen van of verstrekken aan een sociaal secretariaat of andere gespecialiseerde partners, zoals verzekeraars en leveranciers van extralegale voordelen voor het personeel (maaltijdcheques, internet etc).
Verwerking in het kader van een gerechtvaardigd belang van bpost bank
Naast de hierboven vermelde rechtvaardigingsgronden beschikt bpost bank over een aantal zakelijke belangen die de verwerking van uw persoonsgegevens rechtvaardigen, zoals:
1.Controle van de match tussen je profiel en vacatures binnen bpost bank;
2.Controle op de werkplaats (controle van de professionele activiteit op de werkplaats via camera of informaticasystemen);
3.Optimalisatie van het interne communicatieproces, in het kader waarvan uw foto gebruikt kan worden;
4.Beheer van klachten, geschillen en juridische risico’s en uitoefening, verdediging en vrijwaring van de rechten van bpost bank;
5.Uitvoering van interne en externe audits;
6.Bewijslevering (van overeenkomsten, verrichtingen, …);
7.Controle van correspondentie met medewerkers van bpost bank en bpost (op het kantooradres, telefonisch of elektronisch) in het kader van hun opdracht, bewijsvoering, controle op de werkplaats, beveiliging, fraudebestrijding, opleiding van medewerkers en optimalisatie en continuïteit van de dienstverlening;
8.IT beheer, continuïteit van de onderneming en waarborgen van de veiligheid van personen of goederen;
9.controle van de fysieke beveiliging van de toegang tot de lokalen van de Bank;
10.de organisatie en uitvoering van medische controles alsook de wettelijke verplichtingen met betrekking tot de re-integratie van langdurig zieken.
U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze verwerking vereist is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van bpost bank om redenen eigen aan uw specifieke situatie. In dit geval staakt bpost bank de verwerking van de desbetreffende persoonsgegevens tenzij zij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kan aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. U kan uw verzoek hiertoe richten tot bpost bank, zoals bepaald in punt 8 van deze verklaring. Gelieve een kopie van uw identiteitskaart toe te voegen en duidelijk weer te geven tegen welke verwerking u bezwaar maakt.
Uw toestemming
bpost bank vraagt uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van een kandidatenreserve (zie punt 10.).
U kunt op eender welk ogenblik en zonder opgave van redenen uw toestemming intrekken, ofwel via de manier beschreven in punt 10, ofwel door uw verzoek te richten aan bpost bank, zoals bepaald in punt 8 van deze verklaring. In het laatste geval, gelieve een recto kopie van uw identiteitskaart toe te voegen en duidelijk weer te geven voor welke verwerking u uw toestemming intrekt.
4. Hoelang bewaart bpost bank uw persoonsgegevens?
De gegevens van de sollicitanten worden bewaard (identificatiegegevens, CV en sollicitatiebrief, enz.) gedurende de gehele aanwervingsprocedure of, voor sollicitanten die in het kader van de aanwervingsprocedure zijn afgewezen, tot één jaar na de afwijzing, indien de sollicitant toestemming heeft gegeven om in geval van nood in een kandidatenpool te worden opgenomen en zo opnieuw een "vereenvoudigde" aanwervingsprocedure te kunnen volgen ( de draagwijdte van deze toestemming wordt beschreven in punt 10 hieronder).
Indien u wordt aangeworven, zal bpost bank uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de realisatie van het doel waarvoor de informatie verzameld werd. Vaak zal het uitgangspunt de wettelijke verjaringstermijn zijn van 10 jaar na het einde van de overeenkomst, maar afwijkingen zijn steeds mogelijk. Deze afwijkende bewaringstermijnen, die korter of langer kunnen zijn, worden bepaald aan de hand van criteria zoals:
1.De bewaringsplicht die volgt uit wettelijke of reglementaire bepalingen;
2.Andere wettelijke verjaringstermijnen;
3.De aard van de overeenkomst die u gesloten heeft met bpost bank;
4.Uw statuut (werknemer, sollicitant …);
5.Het bestaan van een gerechtelijke procedure.
5. Met wie deelt bpost bank uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet meegedeeld aan derden behoudens in onderstaande gevallen:
1.na het verkrijgen van uw voorafgaande toestemming;
2.op uw verzoek aan de ontvangers die u aanwijst;
3.overeenkomstig een wettelijke of reglementaire verplichting aan derden, zoals geschiktheidsprocedure voor benoemingen van gereglementeerde functies (‘fit and proper’), dimona-aangifte van sociale zekerheid, externe dienst voor preventie en bescherming op het werk,…
4.in geval van een gerechtvaardigd zakelijk belang van de bank, zoals (gecertifieerde) professionele opleidingen, een gerechtelijke procedure, fraudebestrijding, …
Wanneer persoonsgegevens doorgegeven worden aan verwerkers ziet bpost bank erop toe dat zij overeenkomstig de wettelijke vereisten afdoende garanties bieden dat deze gegevens op een vertrouwelijke en veilige manier verwerkt worden en passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen treffen om de bescherming van uw rechten te garanderen. bpost bank verstrekt bovendien enkel die gegevens aan derden die zij nodig hebben om hun opdrachten uit te kunnen voeren.
bpost bank kan informatie doorgeven aan verwerkers die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals India of de Verenigde Staten. bpost bank ziet erop toe dat in er dat geval een passende waarborg van bescherming wordt geboden, waarbij de vertrouwelijkheid en integriteit van de verwerkte informatie en de bescherming van uw rechten gegarandeerd worden. U heeft te allen tijde het recht een kopie te vragen van deze passende waarborg. U kan uw verzoek hiertoe richten tot bpost bank, zoals bepaald in punt 8 van deze verklaring.
Wanneer bpost bank uw persoonsgegevens overgemaakt heeft aan derden, zal bpost bank deze derden in kennis stellen van uw verzoeken tot verbetering, wissing of beperking wanneer zij daar wettelijk toe verplicht is.
Uw persoonsgegevens worden in geen geval verkocht of verhuurd aan derden door bpost bank.
6. Over welke rechten beschikt u?
Recht van inzage en verbetering van persoonsgegevens
U mag uw persoonsgegevens raadplegen. bpost bank zal u, op verzoek, kosteloos een kopie bezorgen van de persoonsgegevens die bpost bank over u verwerkt. Indien u bijkomende kopieën vraagt, kan bpost bank hiervoor een redelijke vergoeding vragen voor administratieve kosten.
Het is van belang dat de persoonsgegevens die bpost bank verwerkt juist en actueel is. U mag steeds een verzoek tot verbetering, vergezeld van een fotokopie van uw identiteitskaart, richten aan bpost bank indien u meent dat bepaalde gegevens onjuist zou zijn.
Recht van wissing en beperking
Onder bepaalde wettelijke voorwaarden kunt u bpost bank verzoeken om persoonlijke gegevens te wissen of om de verwerking van persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken.
Recht op overdracht van uw persoonlijke informatie
U beschikt over een recht om uw persoonlijke gegevens, die u aan bpost bank heeft verstrekt, te ontvangen en in sommige gevallen bpost bank te vragen om deze gegevens door te geven aan een door u aangewezen derde.
Dit recht op overdracht van uw persoonsgegevens heeft enkel betrekking op uw persoonsgegevens die u bpost bank heeft bezorgd voor verwerkingen waarvoor u uw toestemming heeft verleend of voor de uitvoering van een overeenkomst die u met de bank heeft gesloten.
Dit recht op overdracht geldt bovendien enkel voor zover de uitoefening ervan geen afbreuk doet aan de rechten of vrijheden van anderen. Een verzoek tot overdracht van uw gegevens moet gericht worden aan de bank, zoals bepaald in punt 8 van deze verklaring.
Recht van bezwaar
U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens omwille van redenen eigen aan uw specifieke situatie wanneer deze verwerking vereist is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van bpost bank
In dit geval staakt bpost bank de verwerking van de desbetreffende persoonsgegevens tenzij zij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kan aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht om toestemming te allen tijde in te trekken
Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden op basis van de verstrekking van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.
Recht om een klacht in te dienen
Indien u meent dat bpost bank uw persoonsgegevens niet op een correcte wijze verwerkt, dan kan u steeds contact opnemen of klacht indienen bij de functionaris voor gegevensbescherming van bpost bank, zoals bepaald in punt 8 van deze verklaring. U heeft eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Wanneer u één van deze rechten wenst uit te oefenen, kunt u steeds contact opnemen met bpost bank zoals bepaald in punt 8 van deze verklaring.
7. Hoe beveiligt bpost bank uw persoonsgegevens?
De veiligheid van uw gegevens is voor bpost bank een prioriteit. Daarom heeft de bank een veiligheidsbeleid uitgewerkt op basis van drie principes.
Beperkte toegang tot uw gegevens
Binnen bpost bank is de toegang tot uw persoonsgegevens beperkt tot de werknemers die de gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Dat zijn met name de personen die werken voor de afdeling Human Resources, in het kader van het administratieve beheer en in de follow-up van de relatie tussen de bank en haar werknemers, en personen die instaan voor de veiligheid en het beheer van het gebouw, de materiële middelen of de IT-infrastructuur.
De uitgevoerde taken worden bepaald door de contractuele relatie tussen de bank en haar werknemers, op grond van de toepasselijke beleidsregels en procedures die de medewerkers werden meegedeeld en die de bank in staat stellen haar doelstellingen op het gebied van gezond beheer en fraudepreventie te bereiken; of die worden opgelegd op grond van een juridisch en regelgevend kader.
De personen die toegang hebben tot uw gegevens moeten bovendien strikte eisen naleven inzake vertrouwelijkheid en geheimhouding om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te garanderen.
Technische en organisatorische normen
bpost bank past technische en organisatorische normen toe die bedoeld zijn om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te garanderen. Doel van die maatregelen is uw gegevens te beveiligen, zodat niet-gemachtigde personen er geen toegang toe krijgen, maar ook de integriteit van uw gegevens te garanderen door te vermijden dat ze onopzettelijk veranderd of vernietigd worden.
bpost bank gaat na of haar infrastructuur beantwoordt aan de vereisten inzake gegevensbescherming. De lokalen, de servers, het netwerk, de transfers en de gegevens worden gecontroleerd op basis van vastgelegde regels.
De gegevensverwerkingen door de bank worden ingedeeld naargelang van hun kritikaliteit op het gebied van informatiebeveiliging en het risico dat ze vormen voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen. Dit omvat ook kenmerken als volume en gevoeligheid van de verwerkte gegevens. Het niveau van de vereiste organisatorische en technische maatregelen voor elke verwerking is evenredig met de geïdentificeerde risico's.
Voor de informatiebeveiliging past bpost bank de standaard ISO/IEC27000 toe.
Specifieke maatregelen bij gegevensoverbrenging
bpost bank kan uw gegevens doorgeven in het kader van een onderaannemingsovereenkomst of om te voldoen aan wettelijke of reglementaire vereisten.
Als bpost bank een beroep doet op een onderaannemer, gaat de bank na of de contractuele, organisatorische en technische maatregelen aanwezig zijn om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen en ervoor te zorgen dat die gegevens alleen gebruikt worden in het kader van de door de bank gegeven taken. Die maatregelen worden bepaald na een evaluatie van het risico dat met elke uitbestede activiteit gepaard gaat. Bovendien worden alleen de gegevens doorgegeven die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taak van de onderaannemer.
In sommige gevallen moet bpost bank uw gegevens doorgeven in het kader van haar wettelijke en reglementaire verplichtingen. De bank handelt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en leeft de onder meer technische normen na die vastgelegd zijn door de bevoegde instanties.
8. Wenst u contact op te nemen met bpost bank en haar functionaris voor gegevensbescherming of heeft u een klacht?
U kan ons uw suggesties, vragen, verzoeken of klachten in verband met de verwerking van uw persoonlijke gegevens bezorgen:
- via e-mail: DPO@bpostbank.be
- per brief:
bpost bank NV
DPO
Markiesstraat 1 bus 2
1000 Brussel
bpost bank heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, die erop toeziet dat uw persoonsgegevens op een wettelijke, transparante en eerlijke manier verwerkt worden. Voor al uw vragen met betrekking tot de aard en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van bpost bank:
bpost bank NV
Markiesstraat 1 bus 2
1000 Brussel
DPO@bpostbank.be
Als u niet tevreden bent met de oplossing die bpost bank voorstelt, kunt u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. 02/274.48.00, e-mail: commission@privacycommission.be.
9. Wijzigingen
bpost bank kan deze Privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vindt u steeds terug op onze website. In geval van wezenlijke veranderingen zal bpost bank u hierover informeren.
Versie 2 geldig vanaf 06/09/2021
10. Indien u toestemming geeft/heeft gegeven voor de verdere verwerking van uw persoonsgegevens
Het doel van deze verwerking is om sollicitanten die in de aanwervingsprocedure zijn afgewezen, de mogelijkheid te bieden zich desgewenst in een kandidatenpool te voegen, en zo opnieuw een "vereenvoudigde" aanwervingsprocedure te kunnen volgen.
Uw toestemming heeft betrekking op de aanvaarding van de volgende stappen van de verwerking:
1. Analyse van de overeenstemming tussen uw profiel en de toekomstige functies die bij de bank beschikbaar zijn;
2. In het geval van een positieve analyse, de overdracht van persoonsgegevens, die tijdens het eerste aanwervingsproces zijn verzameld, aan een kandidatenpool;
3. Bij de verwerking van een van deze functies, door contact met u op te nemen om uw belangstelling voor de functie te verifiëren;
4. Indien u belangstelling toont, de opname van uw persoonsgegevens, zo nodig bijgewerkt, in het aanwervingsproces voor de betrokken functies;
5. De verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven vanaf punt 1, hierboven, in het kader van de normale aanwervingsprocedure.
De ontvangen persoonsgegevens worden 1 jaar bewaard.
Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door bpost bank NV, Markiesstraat 1 bus 2, 1000 Brussel, die tevens verantwoordelijk is voor de verwerking ervan.
Intrekking van de toestemming
U kan steeds en zonder motivering uw toestemming voor de verwerking intrekken rechtstreeks in het wervingsplatform via de daarvoor bestemde schuifknop.